必看!大型公关活动执行指南

  在做大型公关活动的时候,往往需要大量的财力、物力和人力输出。 在公关活动中经常会遇到很多意想不到的问题。 我们应该如何避免这些问题?今天湖南浩洋天承就给大家分享一下大型活动实施过程以及公关活动中需要注意的一些细节。
  
  一般大型公关活动执行流程分为以下几个主要步骤:
  
  01场地布置
  
  02活动彩排
  
  03活动管理
  
  04 费用清单
  
  05 活动总结

大型公关活动策划

  
  一、场地布置
  
  俗话说“万事开头难”,公关活动的难点在于选拔 场馆和场馆布置,那么如何学会与场馆沟通,首先要做好场馆的前期检查和确认工作:
  
  1)确定公关的布置时间 活动;
  
  2) 确定进场路线,例如停车区,卸货区,是否有货梯,可以确定物料的体积;
  
  3) 确定有功用电量和开关门的位置;
  
  4) 确定客梯、楼梯和安全出口的位置;
  
  5) 确定特殊客人的座位和休息室;
  
  6) 确定来宾签到桌和展区的位置;
  
  7) 确定座位数量、布置和座位样式;
  
  8) 确定客人步行区域、茶歇位置等;
  
  9) 判断现场是否有网络和覆盖情况;
  
  10) 确定现场灯的位置;
  
  11) 确定空调温度、讲台位置和高度;
  
  12) 确定停车场的位置和数量;
  
  13)确定活动场地的总面积和各区域的面积。
  
  2、是对活动中需要的物料生产进行最后的检查。 如果提前有问题,最好尽快更换:
  
  1)仔细检查材料生产的数量、颜色、屏幕是否正确、LOGO、日期和时间 ;
  
  2)检查喷绘质量并及时补救,如重新喷漆、调色、加工等;
  
  3) 检查现场使用的材料是否真实;
  
  4) 项目是否按预期建设;
  
  5) 施工人员是否全部到位,并联系施工负责人;
  
  6) 高 施工现场可能需要施工人员的身份证和照片才能进入现场;
  
  7) 制定施工材料清单进度表,是否按时完成并确认返工时间差;
  
  8) 现场可以多准备一点双面胶或各种颜色的透明胶,尽量多带一些辅助用具。
  
  下一步现场搭建,并负责整个活动现场的建设项目完成:
  
  1)现场物资运输通道入口 货梯的位置;
  
  2)设置舞台和主背景板的位置,测量前后距离;
  
  3) 检查背景板和显示区域的位置,并确认如何放置;
  
  4) 活动标志、活动展示架和横幅
  
  5) 控制台、灯架和音视频设备的位置;
  
  6) 施工人员应注意的安全事项和不得随意进出岗位的活动。
  
  基本上网站的建设基本完成了,但是你觉得这就够了吗? 您还需要充当“检查员”,检查容易出现问题的环节,如:
  
  1)音频设备搭建完成后及时选择背景音乐;
  
  2) 收到赞助商的offer
  
  3) 将活动中需要的信息存放在某个地方,统一管理和分发;
  
  4) 检查活动道具中所需的所有信息;
  
  5) 所有材料的图片和位置是否正确;
  
  6) 客人进场途中是否有杂物或地毯有缺陷;
  
  7) 发现的问题要及时纠正。

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  二、活动彩排
  
  1)首先确认所有彩排人员是否到位;
  
  2) 确认舞台灯光和音响设备是否调试正常;
  
  3) 确认礼仪、演艺人员、摄影摄像、主持人到场时间,活动前需面对面沟通;
  
  4) 确保贵宾名单正确; 如有变化,及时与主人沟通。  ;
  
  5) 在领奖台上确认桌花、摆设是否到位;
  
  6) 最后检查场地地面是否保持清洁。
  
  活动排练过程完成后,可以放松一下,或者找个没人的地方待一会儿,然后等待活动开始!


  
  三、活动管理
  
  会前:
  
  1)安排礼仪,工作人员负责来宾签到;
  
  2) 安排专人接待贵宾(具体可以和客户沟通);
  
  3) 安排贵宾佩戴胸花的礼仪;
  
  4) 安排礼仪人员引导客人进入会场;
  
  会议期间:
  
  1) 安排工作人员为客人开门和关门;
  
  2) 活动开始前五分钟与全体工作人员确认;
  
  3)灯光秀开始,音乐开始,主持人上台;
  
  4) 会议中的每个环节都由工作人员把控,启动仪式需要礼仪协助;
  
  5) 安排摄影师和摄像师可以在会场周围随时拍照或拍照;
  
  会后:
  
  1)贵宾离场时,安排电梯或专车接送;
  
  2 ) 嘉宾全部离开会场后,开始拆除展台,并要求施工人员注意安全;
  
  3) 场地费用与场地结算等费用;
  
  4) 提醒客户剩余材料是否打包带走;
  
  5) 最后把材料拿回来,看看有没有剩菜;

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  四、 费用清单
  
  每次公关活动结束后都需要一份详细的费用清单。 一般来说,事后费用清单包括以下三种:
  
  1) 事件余额的收集;
  
  2) 艺人成本;
  
  3) 材料制作成本;
  
  为了达到活动成本的准确性,应尽可能将所有成本包括在内。 在这个过程中,你会发现有很多意想不到的费用需要计入成本。 注意不断更新成本表,并根据变化增加或减少相关项目产出的成本。


  
  五、活动总结
  
  活动公司学会做会后总结很重要。 不是活动结束不提问,活动结束后需要收集一些客户反馈。反馈数据,为下次活动积累宝贵经验,下次活动不得出现同样的错误。
  
  1) 收集活动照片和视频;
  
  2) 提交客户满意度调查表并抄送上级;
  
  3) 媒体集的新闻稿。 整理归档并发送给客户;
  
  4) 结算活动余额;
  
  5) 为本次活动总结活动;

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创建时间:2022-08-15 21:25

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