数千场活动策划案例,他们都是这样做活动策划的

  活动策划指的是对于会议、展览、派对等活动每一个细节的协调,要做的事情包含挑选场地、制定预算、邀请来宾、场地布置、设备安排、活动流程规划等。
  
  举办活动是每个人一生当中都会遇到的事情,从学生时代办营队、毕业典礼,成年后办婚礼、派对,工作上更是常常会遇到举办会议、展览、尾牙等等。
  
  每个活动看似简单,实际上是由无数个细节堆积起来,把每个细节做的越好,活动成功的机率也就越大。
  
  本文集结了湖南长沙品牌公关活动策划公司多年来办了数千场活动的经验,整理出活动策划的 6 大步骤,搭配专业活动策划公司的建议,让读者根据流程就可以轻松的办活动!
  

长沙活动策划

  
  1. 活动构思
  
  在活动构思时,如果思绪混乱,不妨使用「5W2H方法」来思考活动雏形,这个阶段把以下问题想的更清楚,活动策划上就会更容易。
  
  办什么活动(What):确认活动的主题与内容
  
  为什么要办活动 (Why):确认活动的目标,这个在营销的角度尤其重要,例如活动目标是增加品牌知名度或是提升业绩呢?目标不同,做法也会不一样
  
  活动时间 (When):确认活动何时举办,可以详细到日期与时间
  
  活动地点 (Where):确认活动在何处举办,是线上还是实体?场地需要多大?
  
  活动参与者 (Who):确认活动的参与者有谁,包含企划团队、目标受众、讲者、赞助商等
  
  活动形式 (How):确认活动要如何进行,采用什么样的形式与流程
  
  活动预算 (How much):确认活动经费有多少
  
  浩洋建议:
  
  在举办活动时,很多人会忽略活动目标的设定,但这是举办活动最重要的环节。一般来说,设定目标前,建议:
  
  要先做市场调查:做市场调查有助于品牌了解消费者内心的需求,并掌握近期市场竞争的趋势,可以帮助品牌定出合适的目标。

  
  活动目标要与品牌理念一致:品牌理念是建立品牌形象的基础,所以活动目标需要与品牌理念一致,才能传达给消费者一致性的讯息。举例来说,假设某食品公司的品牌理念是提供给消费者0化学添加的天然食品,那么活动目标也要针对这个理念去推广新产品、设定新产品要达到多少销售额。
  
  有了具体的目标后,所有的企划都会紧扣着这个目标进行,把所有的细节想得越清楚,越有助于目标的达成。
 

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  2. 活动筹备
  
  确定目标和策略
  
  活动最重要的就是确认最终的目标是什么,并且订定达成目标的策略,确定了之后,其它的细节就会紧扣着这两者进行。
  
  举例来说,一家保养品公司参加健康展,最终「目标」可以是:提升新产品的知名度,进而带来销售。
  
  订定达成目标的「策略」可以包括:
  
  活动期间,新产品的粉丝专页追踪人数要增加 1,000 人
  
  活动期间,新产品在社群媒体上的互动数要超过 10,000 次
  
  活动期间,新产品要售出超过 500 瓶
  
  尽早确认预算
  
  尽早确认预算有助于活动其他部分的规划,如果不知道预算,很多事情会寸步难行。
  
  例如场地预算是  5 万元或  20 万元,找的方向就差很多。
  
  知道有多少钱后,就可以开始分配预算,预算列的越详细越好。
  
  包含场地费、设备费、人员费、营销费、交通及伙食杂支等,甚至连最常被遗忘的小费用如:给演讲者的礼品等,都要列进去。
  
  最后,记得要预留 20% 预算给突发事件。
  
  预算表做好后,就要根据预算去执行活动,中间若有变动也要随时更新,以免预算透支。
  
  决定时间、地点或线上活动平台
  
  活动主要分为实体线下活动跟虚拟线上活动两种。
  
  如果是实体活动,选择合适的时间地点相当重要,尤其是大型场地,一般都需要提前预订。
  
  举例来说,多数场地的租金都是假日会比平日贵,因此活动的日期也会影响租金的高低。而大型场地则有淡旺季之分,例如 1~2 月有很多尾牙活动、销售会议等,大型场地会比较难订,租金也会较高。
  
  如果是线上活动,则要慎选适合的线上活动平台。在选择平台时,最重要的是考量它的稳定度、影像画质、单次活动时间上限、同时可以容纳多少人参与、客服支援等。
  
  毕竟我们不希望活动举办到一半时中断,那会打坏所有人的兴致。
  
    管理活动团队
  
  活动的企划跟进行当中,团队是非常关键的,尤其是大型活动,团队人数可能超过 10 人以上,因此「明确的分工」及「确实的管理」会影响活动是否能顺利进行。
  
  一般来说,活动团队成员可以分类成五种角色:
  
  行政及企划:
  
  这是专案经理的角色,负责整个专案的推动、预算的编制及采购的决策等。
  
  设备及物流:
  
  负责整体后勤支援,从场地布置、设备安排到所有人员的餐饮等,都是由这个角色负责。
  
  技术支援:
  
  技术团队也扮演相当重要的角色,负责安排稳定的网路、测试所有设备及排除临时的故障。
  
  营销及宣传:
  
  负责确保活动的潜在参与者都能得知活动相关的讯息,包含时间表、地图、手册、讲者讯息等。此外,如何透过宣传让活动整体效益最大化,也是此团队的工作重点。
  
  公关及赞助:
  
  通常需要拥有良好的社交能力;负责替活动寻找赞助商,并且跟相关合作厂商保持良好的关系。
  
  在活动的管理上,有许多细节需要跟进及确认,目前市面上也有一些活动管理工具可供运用,可让团队更清楚了解工作的目标跟方式。
  
  拟定详细活动计划
  
  拟定活动策划书的好处是,可以帮助活动团队了解整个活动的全貌、有助任务分配,并且可以让公关团队用它去拉赞助。
  
  一份详尽的活动策划书应该包含以下要素:
  
  活动目标
  
  活动时间
  
  活动地点
  
  活动时程表
  
  演讲者及来宾介绍
  
  活动推广计划
  
  活动赞助计划
  
  报名管理(报名软体、缴费方式、追踪、现场签到等)
  
  餐饮安排
  
  团队工作分配等
  
  确认讲者及赞助商
  
  大型活动一般都会邀请演讲者及赞助商。
  
  讲者:可以利用该领域的专家来为自己的活动加分,增加活动可看性并且吸引更多潜在受众来参加。
  
  赞助商:可以帮助平衡活动的成本,使活动更容易达到设定的投资报酬率。
  
  然而,拉赞助绝不是靠关系这么简单,需要用数据说服赞助商把钱或产品拿出来,因为赞助商也会去衡量它赞助的投资报酬率。
  
  举例来说,一家奶粉公司举办一场大型的母婴讲座,邀请超过一千名孕妇参加,公司希望能得到一些赞助。
  
  此时它可以找卖妇婴用品的厂商,请他们赞助活动赠品或是经费。
  
  公司可以用来说服赞助商、提供赞助商的资源包括:
  
  赞助商可以获得与会者的资料,并导入他们的客户关系管理系统(在符合个资法的前提下)
  
  赞助商可以在现场摆摊位,获得跟与会者接触的机会
  
  赞助商可以赞助试用包,让产品触及更多潜在客户
  
  在现场展示赞助商品牌的广告,提升品牌曝光度
  
  浩洋建议:
  
  办过活动的人都知道,要兼顾到活动每一个细节需要花费大量的时间跟精力,且活动不会 100% 跟着预设的方式进行,中间需要来来回回的调整,突发事件更是牵一发而动全身。

  
  在这过程当中,如果有个好的活动管理工具可供使用,会使得工作更加简化有效率。
  
  统计数据显示,活动管理软体可以将生产力提高 27%、利润提高 20~30%、出席率提高 20%,因此建议每个活动策划者的工具箱中,都要有一个活动管理软体。

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  3. 建立活动品牌与营销
  
  举办活动的主要挑战之一,就是要让活动能在众多竞争者中脱颖而出。
  
  因此,如何把活动打造成一个令人印象深刻的品牌,以及如何营销,也是活动是否能成功的关键之一。
  
  在打造品牌时,有以下几点建议:
  
  取一个独特的活动名称:
  
  活动名称会是潜在与会者第一个看到的名字,它反映了活动的主题和愿景。最好让活动名称易于发音且容易记忆,同时又是独一无二的。如果可以的话,也可以想一个简短的口号或标语,来描述活动内容。
  
  设计活动的专属 Logo:
  
  可以为活动设计一个独一无二的 Logo 放在活动名称旁边,会令人更印象深刻。
  
  使用一致的品牌元素:
  
  在所有与消费者的接触点,例如在门票、活动网站、现场布置、电子邮件及社群媒体上,都使用一样的活动名称、活动 Logo、品牌颜色等,增加消费者记忆点。
  
  此外,和打造品牌密不可分的就是营销策略,顾名思义就是怎么让更多的人知道这个活动,进而想报名参加。大型活动的营销一般在活动前 3 至 6 个月就开始进行。
  
  在拟定营销策略时,通常有三个步骤:
  
  进行市场调查并设立活动目标:藉由市场调查更清楚了解受众及市场竞争状况,有助于订定活动目标。
  
  拟定营销策略:根据市场调查的结果来拟定营销策略,看透过什么方式才能接触到最多潜在受众并打动他们。
  
  执行营销策略:常用来做活动营销的手法包含:早鸟活动、Email 营销、社群媒体营销、内容营销、线上广告、新闻稿、传统纸媒及传单等。
  
  浩洋建议:
  
  早期在办活动时,大多是透过报章杂志或是户外看板做宣传,不仅费用高效果也很难预期。
  
  现在的营销管道日新月异,多使用新媒体渠道,而且还可以利用触及率、转化率等数字预估成效,建议可以善加利用。
  
  此外,如果活动有邀请讲者或来宾,可以借助他们的力量,透过他们的社群媒体去宣传,一般都能达到不错的效果。

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  4. 活动彩排
  纸上谈兵跟现场演练差别是非常大的,因此每个活动进行前一定要彩排。
  
  彩排是将整个流程按照时程表跑过一次,需细致到给讲者递麦克风、上下台走位都要实际演练一次,以降低突发事件发生的机率。
  
  活动彩排时,包含整个活动团队、主持人、讲者都需要参加,最好还要有人扮演观众来问问题,模拟实际活动时的场景。
  
  彩排的好处包含:
  
  减少设备出问题:包含网路、音响、麦克风、影片播放等,这些是最容易在活动中出问题的。
  
  降低讲者的焦虑:多加排练可以使讲者在台上更加自信及放松,减低他们的焦虑感。
  
  有助时间的控制:经过彩排,可能会发现活动时间和预期的不一样,此时就可以立刻进行调整,确保活动在时间内顺利完成。
  
  如果是线上活动,则彩排更为重要,因为任何一个设备或是人员的中断都可能会让观众随时离开。所以要透过彩排确保活动能够顺利的进行,让观众有超乎预期的体验。
  
  浩洋建议:
  
  不管是线上还是线下活动,活动前的彩排都很重要,大型活动甚至还会进行超过一次以上的彩排。
  
  彩排的除了把流程顺过一次之外,最重要的是准备备案 (Plan B),也就是当突发状况发生时,要怎么应对,确保活动不中断。
  
  例如户外的活动会有雨天的备案,会议要准备讲者临时不来的备案,线上活动则要准备设备断线时的备案等。
  
  让团队成员清楚知道每个人的职责,并清楚状况发生时要如何应对,活动才能顺利进行下去。

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  5. 活动现场执行 & 纪录
  
  活动执行当天,要确保所有活动成员都有一张活动时程表,上面记录每个时间点要做的事情、以及角色的分配。
  
  此外,在活动 48 小时前,最好可以再检查一些关键事项,例如:
  
  打电话提醒与会者参加
  
  联系出席的媒体
  
  检查场地并进行彩排
  
  准备一个房间做为指挥中心
  
  查看天气预报并做好相应的准备
  
  确保团队每个人清楚整个活动内容
  
  检查物流
  
  联系讲者和来宾
  
  仔细检查活动清单
  
  把所有技术设备进行充电和检查
  
  准备一套日常用品(备用笔、萤光笔、纸、充电器、延长线等)
  
  准备相关文件包(PR文件、活动行程表等)
  
  带一件备用的衣服(以防你穿的衣服出问题)
  
  空出时间让自己休息
  
  最后,活动当天最好指派专人录音、录影及照相,不但能为活动留下纪录,也能够在后续的营销当中使用。
  
  浩洋建议:
  
  活动当天,不管是线上活动或是实体活动,建议都要录音、录影及拍照。

  
  留下这些纪录的好处包含:
  
  可剪辑活动片段做为下一次活动的宣传。
  
  录制的影片或音档可以寄给没办法参加的人看,吸引更多潜在受众。
  
  将活动成效发布给媒体,帮品牌做再次宣传

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  6. 活动评估
  
  办活动的最后一个步骤──
  
  评估活动的成效,也是非常重要的步骤,可以做为下一次活动的参考。
  
  活动成效可以用以下几种方式来进行评估:
  
  是否达成目标:
  
  检视是否达成一开始所设立的目标。
  
  数据分析:
  
  如果是线下活动,可以分析的数据包含卖了多少张门票、活动营收是多少、获得了多少个潜在客户名单、成交金额多少、活动投资报酬率多少等。如果是线上活动,则可以分析的数据会更丰富,包含有多少人参加、活动营收是多少、与会者点击最多的页面什么、与会者的互动率、跳出率等。
  
  问卷调查:
  
  对与会者进行问卷调查,可以得知他们对于活动的满意度,以及他们感兴趣、不感兴趣的地方,可做为下次活动改进的参考。
  
  与会者活动结束后发布的心得:
  
  在社群媒体或活动网页上,可以看到与会者针对这次活动发布的心得,这样的回馈往往是最真实的。
  
  赞助商的反馈:
  
  根据赞助商的反馈,也可以得知活动成效是否有达到他们预期,并可以纪录此次成效,做为下次拉赞助的数据。
  
  专家建议:
  
  活动的管理跟评估如果都用手工统计可能十分费时,然而市面上有许多活动管理的工具,除了可以协助活动策划者建立活动网站、简化报名流程,最重要的是还可以产生数据分析。
  
  这些数据包含与会者出席状况、各项活动的点击率、哪些演讲者更受欢迎等。拥有这些数据,可以协助活动主办方更客观的分析活动成效,并做为未来活动的依据。

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  总结
  
  活动策划涵盖的项目很广泛,包含挑选场地、制定预算、邀请来宾、场地布置、设备安排、活动流程规划等,里面有成千上百个细节需要掌握。所谓魔鬼出在细节里,能把每个细节做好,活动成功的机率就越大。
  
  针对活动管理带来的困扰,市面上已经出现很不错的活动管理平台,能够协助活动策划者筹备活动、推动营销策略、追踪活动进度及使用数据评估活动。有办活动的需求者不妨善加利用。
  
  湖南浩洋天承拥有公关活动策划超过 15年的经验,擅长线上活动及线上线下活动的整合,能解决活动策划者的痛点,并协助他们举办成功的活动。

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创建时间:2022-08-29 23:39

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