8个步骤,帮你策划一场好活动


  活动准备是承办人需要面对的难题,在有限的预算、时间逼近的压力下,想要顺利举办活动,需透过周详的活动规划,才能顺利完成活动任务。接下来请跟我们一起了解活动规划的8大步骤,帮助你如期完成活动筹备。
  
  活动流程规划为什么重要?
  
  不论是哪一种产业的企业,都有可能因为行销、经营面,或企业对内的需求,而举办活动。如果在事前准备缺少周详的活动规划,负责筹办活动的团队很容易感到手足无措。透过规划设计,能帮助负责团队有条理、按部就班的遵循活动规划表,完成一场符合预算的活动。


  
  活动规划设计8步骤,按部就班完成事前筹备
  
  1.确认活动目的

  
  活动目的是举办活动最重要的核心,不论是促销活动、品牌公关宣传、新产品发表会、员工旅游、年会,都应事先确认,才能开始后续的讨论。
  
  2.确定活动预算
  
  确定预算费用有多少,才能决定活动的执行规格及举办规模,并视为规划活动花费时不可挑战的金额上限。
  
  3.决定活动时间
  
  再来就是讨论举办活动的日期,根据活动目的,找寻最适合的时间,如泳装品牌要发表新产品,就应选在5、6月之际举办发表会,抢在夏天来临前,向大众宣传自家新品。
  
  4.讨论活动形式
  

  根据活动目的及预算,讨论最能达成活动目的的举办形式。可以先从线下、线上区分,规划实体活动或是透过网络进行互动,或者是线下搭配线上举办,让整体活动呈现出多元的体验方式。
  
  5.规划活动流程
  
  有了明确的活动形式,就可以开始针对活动流程中的每一个环节进行讨论。以实体活动为例,要考虑的部分包含:
  
  活动地点
  
  活动场布
  
  活动人力配置
  
  活动嘉宾
  
  当日签到及接待
  
  活动需要的餐点
  
  活动纪录
  
  活动场复
  
  同时也要详列各环节的执行时间,让活动控制在预定时间内结束。这部分尤其对于租场地举办活动的情况非常重要,万一活动时程延迟,拖到场复时间,可能要额外支付超时费用。
  
  6.安排活动宣传
  
  无论是对外或是对内的活动,都需要找到合适的管道提前宣传,可以根据活动参与者习惯使用的传播管道,传递活动讯息。如需控管参与人数,则建议在宣传的同时,请受邀对象回覆是否出席,以便统计。
  
  7.制作活动资源清单
  
  根据活动流程,列出需要的所有资源清单,如场地、场布、道具、餐费等项目,同时列入各项目的花费,以便控制活动预算。
  
  8.联络专业活动策划执行公司
  
  一个大型的成功的活动离不开专业人士的帮助,因此为了让活动更有成效,需要寻找一家符合自身需求的活动策划执行公司。
  

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创建时间:2022-10-11 11:52

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