一文搞懂会议会务筹备策划全流程和注意事项

  会议管理分为会议策划、会议筹备、会议实施、会议结束四个阶段。

      会议策划设计就是为了使会议取得预期目的,而对会议活动的总体战略和进程进行前瞻性规划与设计的活动。出色的会议策划是圆满举办会议,使之达到预期效果的前提。

      会议活动的流程,一般分为如下:
  
  1.开幕式:
  
  一般宣告会议开始,会进行简短的开幕式,由会议司仪宣布会议开始,并宣告此会议的目的、特色等。
  
  2.开幕致词:
  
  由大会主席报告本次会议的内容,并邀请重要贵宾莅临致词。
  
  3.论坛发表:
  
  本次会议排定的议程、主题演讲,包含依序排定的讲者、发表内容。
  
  4.提案讨论:
  
  各个主题演讲、各论坛发表后,参与会议者提出欲讨论的提案或疑问或建议,与讲者互动Q&A
  
  5.闭幕式:
  
  司仪宣布会议结束,由大会主席分享成果并致闭幕谢词,并邀请与会贵宾致词。
  
  6.晚宴、或午宴安排
  
  
     会议规划阶段,需确认以下几点:
  
  1.会议的特色

  
  主办单位在规划会议时,需谨记在心、特别留意:
  
  a.此次会议主要目标、特色和亮点、商业性何在?和以往有何不同?
  
  b.是否有关键性或突破性的技术、器材、或论文要发表?
  
  c.业界重量人士、或关键贵宾、或重要发表教授是否能参与会议?是否有替代人选?
  
  d.此会议主题是否符合当前产业趋势和未来发展方向?
  
  e.此会议是以论坛讨论为主?还是新技术、新科技发表?还是以谋合厂商利益为主?
  
  2.会议举办的时间
  
  会议举办的时间、地点,同时间、同地点是否也会有其他类似的会议?会议论坛中讲者演讲的时间、总长度,是否太长或太短?
  
  会议开始时间,是否会面临早晨的交通尖峰时间?影响与会者参与或迟到问题,影响讲者心情?
  
  每段会议论坛的演讲安排的时间?例如:需60分钟、75分钟、还是90分钟,需要包含讲者和与会者讨论的时间和临时动议的时间。
  
  每段论坛中,休息时间需多长?一般而言,以10分钟~20分钟为主。如果时间太长,与会者容易流失。
  
  3.会议讲者发表顺序安排
  
  会议论坛各贵宾讲者发表的前后顺序、发表内容主题是否相互呼印、或者雷同、是否有创新价值?
  
  议程的设计需相互协调,再依照重要性、创新性及流程的顺序来排列。
  
  4.设定的目标与会者
  
  此次会议的特色和亮点为何?邀请的讲者和演讲内容是否无误、是否吸引与会者?欲吸引的目标与会人群,对这样的流程和内容是否感兴趣?
  
  5.会议的餐会安排
  
  会议是否有安排午宴或晚宴?每段宴会需安排多久?一般宴会在90分钟~二小时左右,不用安排太长时间,以免造成与会者劳累的活动。
  
  6.流程规划与流程预演
  
  规划完流程后,须整体流程预演几次,看看是否有失误和盲点存在。且需考量合理化的流程安排、并配合规划的预算、实际情况、并预留可弹性调整的空间。

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创建时间:2022-11-01 11:31

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