大型会议筹备会务策划完整流程方案

  举办一大型会议不容易,须从前置策划阶段、到筹备执行阶段、到现场正式会议开始至结束,都需一整套完整的企划执行内容和众多人员、会务公司的配合,才能完成一场完美的会议。


  
  会议筹办流程概要说明如下:
  
  一.企划阶段:
  
  计划拟订—>预算规划 —>场地评估

  
  举行相关人员的筹备会议,根据提案内容进行策划,拟定会议内容与会议相关计划书、会场设计稿、预算规划表,以及工作进度表,并进行场地评估与建议,并进行相关厂商议价、比价、签约,确定相关配合厂商、合办、协办单位厂商。并确认会议名称、相关参访节目等内容、档期(日期)、地点、LOGO图案等等。
  
  二.执行阶段:
  
  1、筹备阶段—>筹备组织工作阶段
  
  任务分配:依据会议性质、规模、人数,订定筹备工作进度表,并依据筹备进度表的内容,成立各项工作小组。
  
  各工作小组,依据各组任务订定工作进度,展开各项工作,并由各小组组长随时统整进度,应确认小组进度。
  
  各工作组织,可依据内容或工作职掌区分如下:(亦可根据参与人员多寡将组织职掌细分)
  
  a.议事组:
  
  总管会议内容与流程,相关文宣内容设计规划、会议官网架设,邀请与会贵宾、讲者,拟定大会议程,制定会议宣传策略与执行、媒体公关策略与执行。
  
  b.报名组:
  
  总管参与会议者的报名机制(线上报名、电话等)、寄发邀请函、处理签证,报名者资名单资料库整理收集、制作会议出席名单、名牌、桌牌,会议现场接待与服务。
  
  c.总务组:
  
  勘查决定会议场地、与会者住宿、餐饮安排,会场软硬件设施确认与布置,交通安排,采购会议所需用品、文宣品印制、经费报支,募款、补助款、招商机制的策略与执行,各项预算控制。会场人力安排、支援人力招募、相关现场人员教育训练等。
  
  2、现场管理阶段
  
  会议进行前:进场作业
  
  安排相关会务公司进场布置,相关人员进场安排,并完成前置作业与预演排练,确认会议现场的动线安排是否得宜。
  
  会议现场:服务与安排
  
  贵宾、讲者、与会人员的现场接待与服务,会议流程安排,会议餐饮、相关节目、观光参访行程、相关人员住宿等接待与安排。
  
  会议结束后:撤场作业
  
  安排相关会务公司进行撤场工作,并还原会议场地原貌。
  
  三.会后总结:财务核销与成果考核
  
  根据各项预算编列,进行会后请款与各款项的核销。并根据会议实录进行考核、问卷满意度调查统计和预期成效、会议后的效益评估与检讨,并制作成果报告书。

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创建时间:2022-11-03 13:41

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