会议营销基本操作全流程

  一、确定活动的目的与需求
  
  会议营销的筹办,最优先要做的第一件事情,就是弄清楚这次活动的目的与需求。
  
  办这次的活动,想要达到什么目的?确认你的目标听众 (Target Audience)、活动目标多少人 (规模要多大)、举办的时间要多久 (半天?整天?连续几天?),有无同时间分场的需求 (同一场地但分两个不同主题/系列的场次)?现场有展示品吗?通常这些资讯会是在你们内部开第一次会议的时候,决定这些资讯,而这些资讯是初步的,有个大致的轮廓。
  
  二、找场地
  
  在确认完这些信息后,最急迫要去执行的事情就是找场地,办会议营销的场地就像找结婚场地一样,都要事先预定,你喜欢的还不一定订得到,往往碍于其他公司行号或个人所需,抢先你一步订定,甚至给了订金,尤其是你觉得理想的场地,别人也这么觉得,因此场地的订定最需要抢时间,订下来后,就可以接着后续所有相关事宜的准备。对我来说,场地是办会议营销最需立即执行的项目。
  
  这也就是为什么一开始我提到,要弄清楚活动的目的与需求,这样你在找寻场地的时候,才会有目标与范围,帮助你快速导航到你想要的几个场地选项。
  
  三、撰写活动策划书
  
  活动策划书通常不会在一开始就写完整,往往要经过好几版的修改后才会逐步完整许多。因为许多的资讯都还在收集与确认的过程,一但确认下来,才会将之更新。但这里要提到的是,场地订定下来后,就可以着手第一版 (初版) 的策划书,初版的内容至少要有这些:活动目的、目标、(大方向/未定的)会议营销主题、目标听众 (TA)、活动日期与地点、议程是半天?整天?连续几天?议程分几段、每段几分钟,议程表可以先划出来,填上「预计/草拟」的讲题方向与欲邀请的嘉宾,现场预计会展示的展品。
  
  再来就是放上Project control用的时程表,也就是这场活动的Action Plan,以表的方式写明接下来哪些事情要Follow,谁要负责哪些事项、何时得完成的时间表。让读这份活动策划书的人(项目的负责人/嘉宾们)知道自己什么时候该交东西给你,也让他们了解活动的进程。
  
  除了Action Plan之外,我还会在初版的策划书中,放上广宣计画。针对这场活动,我在哪些时间点、会有哪些素材,透过哪些渠道(Media/Channel) 来发布。
  
  四、会议营销主题、嘉宾邀约、讲题、议程规划
  
  接下来就要明确定下会议营销的主题名称,并确认嘉宾们有哪些人,在嘉宾邀约时,告知嘉宾们这次的活动主题名称,在议程的规划上,根据这个大主题之下,有哪些面向要探讨与分享,每段演讲需要多少时间,嘉宾就根据所属面向的专家来邀约,告知嘉宾们他们演讲的长度,并请嘉宾们何时提供给你最终的讲题、何时提供给你讲义PPT。
  
  五、宣传物料准备
  
  拥有了上述主题、讲题、讲者、议程表、活动时间与地点后,即可开始制作活动网页(H5),同时建置报名系统,报名系统上基本要有姓名、电话、Email、公司、部门、职称等资信息。发布新闻稿,从活动前的新闻曝光,到活动后的后续报导,让话题更延续。
  
  如果活动现场有主视觉的美陈布置,如海报、易拉展(易拉宝)、讲桌板、形象墙/背板、桌花等,也一并于这个阶段设计与准备。以上这些一般会要专业的会议服务公司帮助完成。
  
  六、报名统计
  
  广宣起跑后,接着每周会有固定一天,统计各渠道而来的报名资讯,掌握报名人数的多寡与进度。当报名状况不是很好的时候,要考量是否加码媒体广宣的部分;当报名状况太好的时候,要考量如何解决爆满、斟酌是否提早关闭报名系统,还是审核报名资格等各种方式。
  
  七、活动前一周要做的事情
  
  收集讲义电子档、讲义排版与印制,活动当天工作人员分配、活动行前会、工作人员手册制作并提供给工作人员、司仪的台词、展品与物资打包、物资寄送(shipping)、订茶点(种类/数量)、赠品与文宣品的准备(型录/DM)、问卷印制、最终报名统计,制作签到表。活动前三天,发活动出席提醒信。
  
  八、活动执行
  
  根据会前制定的流程规划与工作分配
  
  九、活动后:问卷统计、总结报告

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创建时间:2022-11-03 14:20

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