活动策划执行的四个阶段如何让活动办得更好

  一个优秀的活动策划,需要将前期规划及筹备做得扎实、把无数个细节做足,才能保证活动执行到位,活动效果达到甚至超过预期。
  
  除了将活动办好,更要办得吸睛、有影响力,让活动一次性的曝光操作,可以维持得更久、提升更多的讨论。而为了有效地达到这个目标,需要循序渐进、稳扎稳打的规划整体活动,专业活动策划执行公司从活动整个流程四阶段一一和大家分享。

浩洋天承活动营销策划公司


  
  第一阶段:活动前期规划:5W1H分析
  
  很多时候举办活动是为了营销品牌,让人们能透过活动认识、了解一个品牌与产品,但活动要做些什么?如何举办?预期效益为何?这些则是一开始在活动构思时就需要去思考的内容。
  
  在活动前期提案时,常见的做法是透过「5W1H」去厘清活动的内容、目标和形式,例如What的确认活动主题与内容、When的挑选活动时间、Where的活动举办地点、Who的活动主要TA(目标受众/Target Audience)、Why的办活动初衷或目标、How的如何举办(确认活动经费等)。
  
  确定整体架构后,再统整出一份完整的提案与品牌/上层长官报告讨论,接着再将规划活动经费表及时程表确认下来,让活动更顺利朝着具体执行的方向前进。
  
  第二阶段:筹备与宣传期:推敲细节
  
  筹备与宣传虽然是两件事情,在时间上却常需要同步处理,一部份持续准备接下来的大活动、一部分也需要挪时间为了活动宣传以提升人流与曝光效果,这阶段绝对是活动人最容易手忙脚乱的时候。
  
  一场看似单纯的活动,其实摊开来说合作的单位真的不少!例如活动场地租赁接洽、硬件设备规划租赁、输出制作物及其他活动相关人员的支持都是,所以在前期筹备的阶段会有很多需要联系、讨论及确认的事情,例如麦克风与音响规格数量、动线规划、主持人/表演团体/艺人出席等等,唯有在前期将所有事情陆续准备妥当,活动才能顺利举行。当然这些工作如何前期已经找了专业活动策划执行公司,那么这些事情就可以放心交给专业的人士去做。但是自己也必须要核对细节,确保万无一失。
  
  宣传与推广是帮助活动触及到更多客群的方式,透过多种宣传渠道让消费者能够有机会得知活动讯息,再搭配如限定优惠、抽奖送礼等现场活动,提升活动参与度。
  
  第三阶段:活动现场执行:分工精细
  
  对于投入现场执行的活动人来说,若想让活动「成功」,顺利举行是首要条件,所以完善的工作分配是不能缺少的。以一场活动来说,可能会有的组别就包括总统筹、技术组、接待组、媒体组、艺人组、记录组、表演组、以及机动组,每个小组可能有1–5人不等,依据需求与人力配置而定,通常大型的活动每个组别的工作人员也会越多。
  
  活动期间创造大量的人流,将能有效提升品牌曝光度与讨论度。人流一多,动线与流程规划上就应该要更加完善,流程Rundown是必须,同时也建议至少做过2次彩排,能够及时发现问题并解决问题。
  
  第四阶段:活动执行后:复盘总结
  
  为了让下一次举办活动更顺利、成功、减少失误,活动结束后不能少了回顾的流程,主要是来评估这场活动操作的成效,以及讨论是否有需要改进/学习的地方。可以通过问卷调查,了解与会者对此次活动举办的想法,作为下次举办活动的参考。另外还能透过各种数据的分析,例如广告触及人数、活动社群平台浏览量、转化率等等,以最直接的数据去呈现整场活动效益。
  
  活动策划涵盖的工作项目很广泛,通常会视活动大小而有着不同程度的复杂性,通常做活动也不会只仅限于当下,而是希望能够透过前期宣传、后期的长尾效益,达到最好的成效。尽管活动准备上每一个阶段都多而杂,但只要一步一步的和团队一起将这些细节做好,每一次都进步一点,活动就越能成功!

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创建时间:2022-11-14 20:14

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