活动策划执行的四个阶段如何让活动办得更好

　　一个优秀的活动策划，需要将前期规划及筹备做得扎实、把无数个细节做足，才能保证活动执行到位，活动效果达到甚至超过预期。
　　
　　除了将活动办好，更要办得吸睛、有影响力，让活动一次性的曝光操作，可以维持得更久、提升更多的讨论。而为了有效地达到这个目标，需要循序渐进、稳扎稳打的规划整体活动，专业活动策划执行公司从活动整个流程四阶段一一和大家分享。

　　
　　第一阶段：活动前期规划：5W1H分析
　　
　　很多时候举办活动是为了营销品牌，让人们能透过活动认识、了解一个品牌与产品，但活动要做些什么？如何举办？预期效益为何？这些则是一开始在活动构思时就需要去思考的内容。
　　
　　在活动前期提案时，常见的做法是透过「5W1H」去厘清活动的内容、目标和形式，例如What的确认活动主题与内容、When的挑选活动时间、Where的活动举办地点、Who的活动主要TA（目标受众/Target Audience）、Why的办活动初衷或目标、How的如何举办（确认活动经费等）。
　　
　　确定整体架构后，再统整出一份完整的提案与品牌/上层长官报告讨论，接着再将规划活动经费表及时程表确认下来，让活动更顺利朝着具体执行的方向前进。
　　
　　第二阶段：筹备与宣传期：推敲细节
　　
　　筹备与宣传虽然是两件事情，在时间上却常需要同步处理，一部份持续准备接下来的大活动、一部分也需要挪时间为了活动宣传以提升人流与曝光效果，这阶段绝对是活动人最容易手忙脚乱的时候。
　　
　　一场看似单纯的活动，其实摊开来说合作的单位真的不少！例如活动场地租赁接洽、硬件设备规划租赁、输出制作物及其他活动相关人员的支持都是，所以在前期筹备的阶段会有很多需要联系、讨论及确认的事情，例如麦克风与音响规格数量、动线规划、主持人/表演团体/艺人出席等等，唯有在前期将所有事情陆续准备妥当，活动才能顺利举行。当然这些工作如何前期已经找了专业活动策划执行公司，那么这些事情就可以放心交给专业的人士去做。但是自己也必须要核对细节，确保万无一失。
　　
　　宣传与推广是帮助活动触及到更多客群的方式，透过多种宣传渠道让消费者能够有机会得知活动讯息，再搭配如限定优惠、抽奖送礼等现场活动，提升活动参与度。
　　
　　第三阶段：活动现场执行：分工精细
　　
　　对于投入现场执行的活动人来说，若想让活动「成功」，顺利举行是首要条件，所以完善的工作分配是不能缺少的。以一场活动来说，可能会有的组别就包括总统筹、技术组、接待组、媒体组、艺人组、记录组、表演组、以及机动组，每个小组可能有1–5人不等，依据需求与人力配置而定，通常大型的活动每个组别的工作人员也会越多。
　　
　　活动期间创造大量的人流，将能有效提升品牌曝光度与讨论度。人流一多，动线与流程规划上就应该要更加完善，流程Rundown是必须，同时也建议至少做过2次彩排，能够及时发现问题并解决问题。
　　
　　第四阶段：活动执行后：复盘总结
　　
　　为了让下一次举办活动更顺利、成功、减少失误，活动结束后不能少了回顾的流程，主要是来评估这场活动操作的成效，以及讨论是否有需要改进/学习的地方。可以通过问卷调查，了解与会者对此次活动举办的想法，作为下次举办活动的参考。另外还能透过各种数据的分析，例如广告触及人数、活动社群平台浏览量、转化率等等，以最直接的数据去呈现整场活动效益。
　　
　　活动策划涵盖的工作项目很广泛，通常会视活动大小而有着不同程度的复杂性，通常做活动也不会只仅限于当下，而是希望能够透过前期宣传、后期的长尾效益，达到最好的成效。尽管活动准备上每一个阶段都多而杂，但只要一步一步的和团队一起将这些细节做好，每一次都进步一点，活动就越能成功！