办一场成功的发布会活动详细策划方案
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发布会是一种常见的公关活动类型。发布会是指当发生重大事件时,公司可以将新闻媒体聚集在一个空间,发布相应的信息,从而借助新闻媒体的双手,将相关事件进行下去。 新型发布会已成为企业有效的营销手段,要想打好这场营销大战,就要做好活动策划。
策划一场让客户印象深刻、给客户惊喜的创意发布会并不是那么简单。 今天长沙发布会活动策划公司就为大家讲解如何像Apple发布会一样举办一场成功的活动策划。
根据长沙发布会活动策划公司多年来的活动策划执行经验,承办的发布会分为以下2种类型;
一、新闻发布会,(企业重大事件需要对外发声)
二、产品发布会,(自家产品的面世或迭代升级)
一、新闻发布会
新闻发布会也可以称为“记者发布会”。 是企业在有重大对外宣传时,依托媒体和记者力量的一种渠道。 一般发布会比较正式隆重,不会有太多花哨的与发布会无关的互动环节出现在发布会上。 举办一场成功的新闻发布会可以分为以下几点;
1、确定主题
召开新闻发布会需要把握好时机。 比如你选择在奥运会期间召开新闻发布会,那肯定会失败,因为大家和媒体都会关注奥运会的看点。 还有就是要准备会前的新闻稿和领导讲话,提前与媒体记者沟通。 以及新闻发布会的主题确定,一定要简明扼要,重点突出。
2、场地确认
发布会准备好之后,就需要找场地了。 发布会一般会在100人以上,参加发布会的嘉宾也会比较多,所以对场地的要求也会比较高。 确定场地规模和配置后,必须到现场考察,包括特邀嘉宾和舞台要求。 这个场馆以前举办过什么高端发布会,都可以借鉴。 最后,还要看场地能容纳多少人,是否与参会人数一致。 具体场地考虑可分为以下2点:
①内场(会议容纳人数、投影设备以及音响设备、茶歇价位、背景布置);
②外场(背景板、门头拱形状等等;)
3、会前准备
活动开始前一个月需要确认参会人数,包括纸质邀请函,或者在线H5邀请函。 如果想更高端一点,可以直接用微信登录,提前收集参会人员的微信号。 参会嘉宾可直接扫描二维码参会。 发布会前的准备工作分为以下几点;
①:会场座位席安排 ;
②:活动流程安排;
③:现场工作人员安排;
④:演讲台定制设计,嘉宾发言卡设计;
⑤:话筒台标以及会场指示牌设计;
⑥:物料设计(发布会海报、背景板、展板以及礼品袋等等);
4、发布会流程
通常召开新闻发布会的时间不会太长,基本控制在1-2小时之内。 写到媒体记者是发布会不可或缺的一部分,因为媒体记者也需要时效性的热点报道,这也是一种信息流通的方式,主办方也会给媒体记者一些小礼物在现场,甚至还有路费。 同样的正式发布会也分为以下几个流程:
①:嘉宾签到;
②:分发资料;
③:主持人开场;
④:主办方领导发言;
⑤:媒体提问环节;
以上就是举办发布会要具体的一些条件,尤其是媒体这块很重要,最好提前2-3天和参加的媒体记者再次确认一遍。保证媒体如数到达现场,只要媒体环节没有问题,那么发布会就算是圆满成功了。
二、产品发布会
产品发布会也可称为“新品发布会”。 在外界看来,产品发布是企业与客户互动的最重要方式。 产品发布会是公司最常见的发布会形式。 对于互联网公司来说尤为重要,因为它关系到未来产品的销售,那么产品发布的流程是怎样的呢? 而企业如何举办一场完美的产品发布会呢?
1、活动目的
一般来说,举办新品发布会的目的有三个要素:公关需要、提升品牌知名度、扩大销售渠道和销量,所以举办新品发布会之前请想清楚,包括活动的主题。
2、活动时间
例行发布会一般持续1小时左右,产品发布会后会有晚宴,以增加客户与公司的进一步联系,方便嘉宾参与。 晚餐以会后30分钟为宜,整个活动时间控制在3小时以内,新闻发布会用时1小时,晚宴加节目表演用时约2小时。
3、场地确认
召开产品发布会前,需要先确认场地,同时需要提前到会场进行考察,包括场地布置、茶歇及相关信息。 以下是对场地要求的建议;
①、场地最好在地铁附近或交通发达的地区,有利于客人的参与;
②、场地需要有一定的知名度和承接档期的能力;
③、具备一定的承办各类活动的经验和服务能力;
4、嘉宾邀请及材料准备
嘉宾邀请可采用定向邀请或网络邀请,定向邀请可直接发送纸质请柬。 对于网络请柬,可以设计制作H5请柬。 同时能够全面介绍本次产品发布会的情况,让感兴趣的参会嘉宾对此有一个全面的了解。材料准备工作主要是测试细节、材料尺寸和材料选择。材料准备工作不能马虎,需要多次检验和供应商确认所需材料是否一致。
5、产品发布主要流程
①、会场布置
②、嘉宾签到
③、主持人开场白
④、领导致辞
⑤、产品发布启动仪式
⑥、合影留念
⑦、答谢晚宴
⑧、节目表演
⑨、活动结束
一般来说,对于一个企业来说,发布会本质上就是一场产品发布会。 如果一个品牌很受欢迎,即使直接以产品发布会为主题,也会引起媒体的关注。 产品发布会的主题很难引起媒体的注意。 因此,活动策划者最好在主题上多下功夫,写一个与新产品相关且足够吸引人的主题。