长沙国际会展中心服务指南大全

办展流程

安全许可申请流程

消防监督检查流程

服务总流程

服务承诺

广告发布流程

布撤展人员通行证办理流程

特种设备及人员通行证制证流程

预定设施下单流程

现场临时押金退还流程

现场服务申请项目下单流程

进馆手续

主（承）办单位请于展会布展10个工作日前办理相关进场申请手续，并向会展中心客户服务部提交以下资料:

一、向公安申报的展会（活动）资料（包含公安批文、应急预案、相关票证样本等）须交会展中心物业安保部报备，同时签订展会（活动）安全承诺书（主办填写）及进馆作业安全承诺书（主搭主运填写）。

二、布展平面图及预定设施图纸

要求：主场搭建单位提交，布展平面图上须对所搭建主场内的标准展位、变异展位、特装展位、空地、功能区等以不同色块进行明确标示，统计并汇总各类展位的面积和数量，A3 纸张，模板可索；预定设施图上须用不同颜色的标识在带有馆沟槽位置的平面图上标注相关预订设施的具体位置，统计并汇总各类预定设施的数量，A3纸张，模板可索。

三、展会指定主场搭建单位、主场物流（承运）单位授权委托书及所有单位的营业执照、签单结算授权委托证明书和搭建资质证明。

四、展会（活动）已购公众责任险保单

要求：须将“长沙国际会展中心管理有限责任公司”列为共同被保险人。

五、按照展会主（承）办单位与长沙国际会展中心签订的展览服务合同要求，交清展会主（承）办单位进场前应支付的展览服务费用、预定设施费用及展会押金。

六、在展会主（承）办单位提交资料完整有效、按展览服务合同交清相关费用及展会押金的前提下，会展中心客服部将于受理展会主（承）办单位进场申请后五个工作日内，会审相关资料，并给予展会主（承）办单位是否核准入场的书面通知或电话回复。

注：如无主搭，则以上资料全部由主（承）办单位提交。

重点提要

一、《服务手册》及《管理规定》使用提示

为了使展会顺利有序举办，请展会主（承）办单位详细阅读《服务手册》及《管理规定》，充分理解会展中心服务内容及要求。主（承）办单位有责任将《管理规定》中相关内容发至所有主场搭建单位及参展商，帮助其了解布展、参展、撤展等方面的详细要求，并有义务督促其严格执行。

二、展会安全责任书

贯彻“安全第一，预防为主，综合治理”的方针，依据《中华人民共和国安全生产法》、国务院493 号令《生产安全事故报告和调查处理条例》、国务院505号令《大型群众性活动安全管理条例》、《长沙市安全生产条例》、《长沙市消防条例》等国家和地方有关法律法规，按照“谁主办、谁负责”的原则，展会（活动）的主（承）办单位，对展会（活动）项目的安全工作全面负责，保持展会（活动）的基本安全条件和状态符合国家有关安全技术标准，并承担全部责任。请主（承）办单位在签订展览服务合同时，一并于进馆前签订安全责任书。

三、安全许可申请、消防监督检查、车证申办工作

展会（活动）主（承）办单位请于布展20个工作日前完成安全许可申请、消防监督检查及车证申办工作。如果为国际展会，车证申办时还需考虑报关进出口所需时间，以便于发放给展商的货运代理顺利进入市区。

四、展区布置图及特装展位图纸安全报备

针对展区布置、人员疏散等因素，请您于展位销售前将展区布置图以电子邮件的方式提供给项目经理，进行备案。

特装承建单位请于进场前，将所搭建展位的结构图、电气图、效果图送展会主（承）办单位审核；展会主（承）办单位在会展中心办理进场申请手续时，请将以上审核通过后的展台审核意见交客户服务部备案。

五、保险购买要求

为有效规避展会风险，主（承）办单位请在进场日期之前向保险公司投保展会综合险，包括建筑物责任险、人员责任险及第三者责任险，投保期限应至撤展完毕并覆盖办展室内外全部区域，请将长沙国际会展中心列为受益人之一，办理进场手续时请提供保险单复印件备案；展会活动期间搭建单位须为其布撤展人员购买覆盖整个展期的四类及以上职业人员意外险。

六、预订设施

为提高布展效率，为主（承）办单位节约成本，避免展位搭建和设施安装交叉作业产生的安全隐患。请您于进馆5个工作日前提交预订设施需求及布置图，以确保您进馆前将预订设施布置到位，顺利布展，进馆后现场提交将产生相应的加急费用。

七、标准展位图使用要求为帮助主（承）办单位对展区进行合理规划与使用，会展中心制定了展厅标准展位图，另有精确的尺寸图备索。主（承）办单位进行展区展位布置或申请预订设施时，应在会展中心提供的图纸基础上进行设计，并确保遵守所有安全及消防要求。

八、搭建单位实名认证

搭建单位须通过实名认证后才可办理布撤展人员通行证。搭建单位施工负责人须携带本人及所有施工人员二代身份证原件或护照，前往制证中心办理布撤展人员通行证。实名认证只接受有合法资质的搭建单位的申请，并对搭建单位的合法资质进行审核及系统备案，确保搭建队伍的质量，便于展会搭建过程中的规范管理。在搭建期间出现的不规范行为，可以迅速找到其施工负责人，责令整改。对于多次警告拒不整改的搭建单位，可在系统中列入黑名单，限制其下次进馆施工。