一场会议活动筹备的完整流程步骤

　　会议活动筹备的步骤大致可以分为三个阶段：会前筹备阶段；会中服务阶段；会后总结阶段。
　　
　　一、会前筹备阶段
　　这个阶段主要是确定会议的目的、内容、时间、地点、规模、人员、经费等，并制定会议方案、通知、须知等文件，预订会场、安排食宿、协调出席领导、准备会议材料等。
　　1、拟定会议计划：根据会议的主题、性质和目标，确定会议的时间、地点、规模、人员和经费，并制定会议的议程和程序。会议计划应该提前三个月左右开始制定，并报请相关领导审批。
　　2、搭建会议官网：如果会议需要征稿或发布信息，可以搭建一个专门的会议官网，或者使用一些专业的会议平台。在会议官网上，可以发布会议的通知、征稿范围、出版源和审稿人等信息，并提供注册和投稿的功能。
　　3、会议推广及通知：通过多种方式邀请参会人员，告知会议的具体时间、地点、演讲专家及讲题、征稿范围及方式等。可以使用邮件、电话、短信、微信等方式发送会议通知，并附上回执单，要求参会人员确认收到并回复参会情况。在会议前几天，还要再次联系参会人员，确认他们是否能够按时参加会议。
　　4、 临近会议准备工作：准备会议资料，包括会议文件、领导讲话稿、发言材料和主持词等，并装袋分发。同时，还要做好审稿工作，录用缴费通知，开具发票等。
　　
　　二、会中服务阶段
　　这个阶段主要是组织会议报到、分发会议材料、布置主席台、检查音响灯光、与音响师对接、会议值班、会场服务、维护会场秩序等。
　　1、组织报到：在报到处设置专人负责接待参会人员，并核对他们的身份信息和报名情况。同时，还要分发与会证和材料袋，并告知参会人员食宿安排和注意事项。
　　2、布置主席台：根据与会领导和嘉宾的级别和顺序，摆放席位卡，并准备好水杯。同时，还要布置好背景板和花篮，并检查音响灯光设备是否正常。
　　3、做好服务工作：在主席台后方安排专人负责音响灯光控制，并与音响师保持联系。在主席台前方安排专人负责传递话筒或提问牌，并控制发言时间。在主席台两侧安排专人负责引导参会人员就座或离场。在会场外安排专人负责指引参会人员的行动路线和餐厅位置。
　　4、 维护秩序：在会议期间，要保持会场的安静和整洁，禁止吸烟、喧哗或打扰发言人。同时，还要注意防止外来人员闯入或干扰会议。
　　
　　三、会后总结阶段
　　这个阶段主要是会议资料总结归档、及时梳理总结、收集参会人员意见、贯彻落实会议意见等。
　　1、总结归档：将会议的文件、讲话稿、发言材料、记录稿等资料整理分类，并按照规定的格式和标准进行归档，保存在指定的地方，以备查阅。
　　2、梳理总结：根据会议的记录稿，提炼出会议的主要内容、成果和问题，并形成一份简明扼要的总结报告，报送相关领导审阅。
　　3、收集意见：通过问卷调查或口头询问等方式，收集参会人员对于会议的满意度、评价和建议，并进行分析汇总，找出存在的不足和改进的方向。
　　4、落实意见：根据会议的决定和建议，制定具体的行动计划和执行步骤，并明确责任人和时间节点，定期跟踪检查落实情况，确保会议效果得到体现。