一文搞懂公司年会活动策划执行流程和注意事项

  一、需求确认
  
  1、人数
  
  这边可以分两个部分,第一个部分是内部员工参与人数;第二个部分是外宾人数。
  
  内部员工人数
  
  首先必须要先确认 「可以参加年会的条件是什么」,仅正职员工才可以参加吗?有要规定入职时间什么时侯以前才可以参加?试用期间员工可否参加? 上述问题,会影响你在评估内部员工人数的数字,需要保留多少缓冲座位数。
  
  假如公司是所有人员就算试用期间也可以参与年会,这样你就必须要在询问 HR ,预计年会的人数,才能够有一个保险的数字。 当然,通常会议厅在订位后还有一个时间可以去跟他调整桌数,但会需要在这时候先提前确认的原因是,避免你后面找的会议厅根本塞不下桌数,这样就惨了!宁愿空间宽松一点,也不要过于拥挤。
  
  外宾人数
  
  如果有要邀请外宾,那么人数的变因就会扩大比较多:相关厂商是否都邀请?是否会邀请老板其它自己的朋友?一个厂商会限制有多少人员来参加吗?
  
  通常外宾人数这部分都会是要到日期已经确定,会议厅已经找好以后才能够正式邀请来确认人数(甚至到年会的当天都会有可能改动),所以需要先透过事前确认范围,去抓一个评估桌数。假设老板这边觉得邀请的厂商全家都来也没问题,那么一个厂商最好就要抓2-3个保留位置,去算桌数。
  
  2、预算
  
  预算也分几个部分:餐费、抽奖礼品/礼金、活动布置、活动表演(主持人、艺人、乐团)、工作人员红包、庆功宴等。
  
  餐费
  
  通常在前期比较好能先确定的就是餐费的部分,可以先确定可以接受的餐标。
  
  抽奖礼品/礼金
  
  发放的金额一切要看公司的状况,通常这时候可以先确定最大奖项的金额与数量,你就会比较知道后续往后可以怎么安排讨论。
  
  工作人员红包
  
  基本上年会当天可能会有行政的相关人员要直接下场做工作人员,像是签到、带位、主持、抽奖流程处理,甚至是摄影师等等,这样就需要保留一些预算届时作发放。然后于年会后给予这些基本上没得吃的工作人员,有一顿真正的年会!
  
  3、活动布置
  
  比如一些简单的拍照看板、背板,依照场地大小。可以交给长沙专业的年会活动策划公司湖南浩洋天承活动策划
  
  4、活动表演
  
  可以选择自己员工准备节目,或者是要邀请艺人表演或是邀请乐团表演。需要提前核对节目单,进行彩排、确定好节目时间安排。
  
  5、年会举办日期
  
  是否在工作日晚上举办,如果是,就需要提早下班让人员可以做装扮。还是在假日举办,是否需要安排值班人员,以便公司业务能正常运转。

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  二、年会规划
  
  1、场地日期确认
  
  除了餐点、桌数、日期酒水的基本确认,对于场地的空间与设备也要做确认:麦克风、投影机、音响等等。
  
  2、桌次安排
  
  通常一桌就是10个人,主桌有可能可以到12个人。主桌的人员,通常是安排公司的高管与相关高层股东等。其他桌次的话基本上就是以部门去做分配,如果迫不得已,真的会有无法坐满桌的情况,分开的桌次也必须要邻近,且最好要与平常比较有合作的单位做并桌,人数也不要少于2-3个人,避免并桌的时候尴尬不认识,也没有旁边的人可以作伴。
  
  3、年会流程
  
  大致上的大框架流程不外乎是:开场 → 致词 → 游戏 → 抽奖,所以最主要流程要确认的,就是每个框架中的细部流程。
  
  1)开场
  
  这边要最注意的要点就是:有哪些主管需要介绍。
  
  2)致词
  
  同上面,有哪些主管会需要上台致词?
  
  3)游戏
  
  如果公司有找外包团队的话,通常这个环节就会包办。如果没有的话,有几个可以参考的:抢答、刮刮乐等都可以纳入。
  
  4)抽奖
  
  最常用的就是入场的时候提供抽奖券,请员工投入抽奖箱。如果员工数量还不多的情况下,就可以考虑用其他比较花招的作法,像是刮刮乐、抽红包等等可以让员工自己决定自己命运环节的流程,可以让气氛比较热闹。若员工数量非常多的情况下,也有可能是会采取线上电子抽奖。
  
  4、年会音效
  
  当流程在上面确定好后,就可以开始确认音效,音效分三个部分:入场音乐、年会中流程用音效跟散场音乐。而音效部分大致上有下面几个部分,可以去找寻适合该场景的音效:炒热气氛用音效、入场音效、背景音效、颁奖用音效。依照流程编号顺序做音效命名,帮助音控可以快速找到对应音效做拨放。
  
  5、抽奖奖项确认
  
  首先要先确认抽奖的参与条件,有哪些人具备抽奖资格?是否需要分年资而区分奖项?建议可以纳入考虑,以年资来区分奖项,主要就是让比较久的员工,至少有一个保底的感觉,才不会新人一来就把大奖搬走,这种感觉其实会很失落,所以建议可以纳入考虑。
  
  确认可以抽奖的资格以后,就可以依照上面有确认的预算去规划。
  
  1)现金
  
  现金真的是万年不败首选。
  
  2)3C 产品
  
  如果在公司预算允许下,建议可以买 Apple 相关产品,或是当下最流行的生活数码电器等。
  
  3)礼卷 / 旅游基金
  
  假设公司有合作厂商或是可以取得更好的折扣,那就有可以考虑采用礼卷或是旅游基金的方式做抽奖奖项。
  
  6、年会主题与场布
  
  通常最简单的就是正装打扮,如果公司有想要玩一点不一样的,就需要确认一个主题,譬如都要红色的、或是跟公司营运有相关等内容,而主题就有可能也会影响当天年会的场布。
  
  若没有特别的主题,建议可以做个让员工可以打卡的背板,让员工可以有一些拍照打卡的纪念性质存在。
  
  每个桌位会有桌牌,这部分可以先看会议厅是否有免费提供,或是可以自行制作更精致的桌牌。如果有需要特别指明每个人的座位,那这样就需要再多制作座位的卡片。我们在座位卡上面除了写上名字,还加1句足以代表或是想到这个人的代表语句,这样会更显得心意满满。
  
  7、年会试菜
  
  这部分看公司状况跟会议厅沟通程度,有的可以配合像是办婚宴一样,先邀请公司的主管进行试菜,当场看是否有什么菜色做替换。

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  三、年会执行
  
  1、工作分配 与 Rundown 表
  
  工作分配大致上可以分几个阶段:
  
  前置准备物品分配:如果更细部可以再分 场布相关物品、入场相关物品、抽奖相关物品等细项,一个群组一起确认,会帮助连贯性思考还有没有缺漏的项目。
  
  当天场布工作分配:年会开始前会有相关的桌牌、小礼物等地放置,场地上的设备确认等。
  
  入场时间工作分配:谁协助签到?谁协助带位?签到流程如何等等。
  
  活动中工作分配:主持人、礼金传递、道具更换、音控、简报控制、摄影师、机动人员等。
  
  2、Rundown 表
  
  像是纸上谈兵,让所有的工作人员知道当天活动流程会是什么样子,每个分配到工作的人何时该进场,何时该退场。尤其如果有其他临时突发状况,有人员需要抽离,那其他人员可以马上掌握现况做候补。
  
  3、最终预排
  
  所有人员一起依照 Rundown 内容模拟进行,看是否有不顺畅的过程,马上进行 Rundown 修改。
  
  4、年会当日
  
  前面已经有 Rundown ,工作人员已经有分配好,基本上验收专案没有什么太大的问题,最大的问题就是现场一定会有很多临时状况会发生。我们觉得这边就是要记得最重要的一件事情:给所有工作人员一个原则,这样大家临机应变的能力会更好!因为当场面非常混乱的时候,真的不可能每个环节都随时随地可以询问、确认、询问、确认,如果有一个原则的时候,大家就可以马上当下决定,应该如何处理。
  
  5、加码桥段确认
  
  事先要先跟高层主管确认好,加码可以要求的尺度(哪些来宾可以给加码?还是只能跟高管邀请加码?),最好的情况,是事先串通好加码的额度,让主持人当场来决定如何来炒热气氛!

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  四、年会结束后
  
  1、发放工作人员红包

  
  基本上当天的工作人员不会有时间坐下来好好的吃饭,所以记得要在请预算的时候就要先预先告知上层这个部分,后面也好年会结束发给工作人员,感谢他们的辛劳。
  
  2、年会总结
  
  回顾总结活动中的问题和不足,有哪些坑我们可以不用再踩到,有哪些内容可以继续发扬。

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创建时间:2022-10-18 10:15

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