一文搞懂公司年会活动策划执行流程和注意事项

　　一、需求确认
　　
　　1、人数
　　
　　这边可以分两个部分，第一个部分是内部员工参与人数；第二个部分是外宾人数。
　　
　　内部员工人数
　　
　　首先必须要先确认 「可以参加年会的条件是什么」，仅正职员工才可以参加吗？有要规定入职时间什么时侯以前才可以参加？试用期间员工可否参加？ 上述问题，会影响你在评估内部员工人数的数字，需要保留多少缓冲座位数。
　　
　　假如公司是所有人员就算试用期间也可以参与年会，这样你就必须要在询问 HR ，预计年会的人数，才能够有一个保险的数字。 当然，通常会议厅在订位后还有一个时间可以去跟他调整桌数，但会需要在这时候先提前确认的原因是，避免你后面找的会议厅根本塞不下桌数，这样就惨了！宁愿空间宽松一点，也不要过于拥挤。
　　
　　外宾人数
　　
　　如果有要邀请外宾，那么人数的变因就会扩大比较多：相关厂商是否都邀请？是否会邀请老板其它自己的朋友？一个厂商会限制有多少人员来参加吗？
　　
　　通常外宾人数这部分都会是要到日期已经确定，会议厅已经找好以后才能够正式邀请来确认人数（甚至到年会的当天都会有可能改动)，所以需要先透过事前确认范围，去抓一个评估桌数。假设老板这边觉得邀请的厂商全家都来也没问题，那么一个厂商最好就要抓2-3个保留位置，去算桌数。
　　
　　2、预算
　　
　　预算也分几个部分：餐费、抽奖礼品/礼金、活动布置、活动表演(主持人、艺人、乐团)、工作人员红包、庆功宴等。
　　
　　餐费
　　
　　通常在前期比较好能先确定的就是餐费的部分，可以先确定可以接受的餐标。
　　
　　抽奖礼品/礼金
　　
　　发放的金额一切要看公司的状况，通常这时候可以先确定最大奖项的金额与数量，你就会比较知道后续往后可以怎么安排讨论。
　　
　　工作人员红包
　　
　　基本上年会当天可能会有行政的相关人员要直接下场做工作人员，像是签到、带位、主持、抽奖流程处理，甚至是摄影师等等，这样就需要保留一些预算届时作发放。然后于年会后给予这些基本上没得吃的工作人员，有一顿真正的年会！
　　
　　3、活动布置
　　
　　比如一些简单的拍照看板、背板，依照场地大小。可以交给长沙专业的年会活动策划公司：湖南浩洋天承活动策划。
　　
　　4、活动表演
　　
　　可以选择自己员工准备节目，或者是要邀请艺人表演或是邀请乐团表演。需要提前核对节目单，进行彩排、确定好节目时间安排。
　　
　　5、年会举办日期
　　
　　是否在工作日晚上举办，如果是，就需要提早下班让人员可以做装扮。还是在假日举办，是否需要安排值班人员，以便公司业务能正常运转。

　　
　　二、年会规划
　　
　　1、场地日期确认
　　
　　除了餐点、桌数、日期酒水的基本确认，对于场地的空间与设备也要做确认：麦克风、投影机、音响等等。
　　
　　2、桌次安排
　　
　　通常一桌就是10个人，主桌有可能可以到12个人。主桌的人员，通常是安排公司的高管与相关高层股东等。其他桌次的话基本上就是以部门去做分配，如果迫不得已，真的会有无法坐满桌的情况，分开的桌次也必须要邻近，且最好要与平常比较有合作的单位做并桌，人数也不要少于2-3个人，避免并桌的时候尴尬不认识，也没有旁边的人可以作伴。
　　
　　3、年会流程
　　
　　大致上的大框架流程不外乎是：开场 → 致词 → 游戏 → 抽奖，所以最主要流程要确认的，就是每个框架中的细部流程。
　　
　　1)开场
　　
　　这边要最注意的要点就是：有哪些主管需要介绍。
　　
　　2)致词
　　
　　同上面，有哪些主管会需要上台致词？
　　
　　3)游戏
　　
　　如果公司有找外包团队的话，通常这个环节就会包办。如果没有的话，有几个可以参考的：抢答、刮刮乐等都可以纳入。
　　
　　4)抽奖
　　
　　最常用的就是入场的时候提供抽奖券，请员工投入抽奖箱。如果员工数量还不多的情况下，就可以考虑用其他比较花招的作法，像是刮刮乐、抽红包等等可以让员工自己决定自己命运环节的流程，可以让气氛比较热闹。若员工数量非常多的情况下，也有可能是会采取线上电子抽奖。
　　
　　4、年会音效
　　
　　当流程在上面确定好后，就可以开始确认音效，音效分三个部分：入场音乐、年会中流程用音效跟散场音乐。而音效部分大致上有下面几个部分，可以去找寻适合该场景的音效：炒热气氛用音效、入场音效、背景音效、颁奖用音效。依照流程编号顺序做音效命名，帮助音控可以快速找到对应音效做拨放。
　　
　　5、抽奖奖项确认
　　
　　首先要先确认抽奖的参与条件，有哪些人具备抽奖资格？是否需要分年资而区分奖项？建议可以纳入考虑，以年资来区分奖项，主要就是让比较久的员工，至少有一个保底的感觉，才不会新人一来就把大奖搬走，这种感觉其实会很失落，所以建议可以纳入考虑。
　　
　　确认可以抽奖的资格以后，就可以依照上面有确认的预算去规划。
　　
　　1）现金
　　
　　现金真的是万年不败首选。
　　
　　2）3C 产品
　　
　　如果在公司预算允许下，建议可以买 Apple 相关产品，或是当下最流行的生活数码电器等。
　　
　　3）礼卷 / 旅游基金
　　
　　假设公司有合作厂商或是可以取得更好的折扣，那就有可以考虑采用礼卷或是旅游基金的方式做抽奖奖项。
　　
　　6、年会主题与场布
　　
　　通常最简单的就是正装打扮，如果公司有想要玩一点不一样的，就需要确认一个主题，譬如都要红色的、或是跟公司营运有相关等内容，而主题就有可能也会影响当天年会的场布。
　　
　　若没有特别的主题，建议可以做个让员工可以打卡的背板，让员工可以有一些拍照打卡的纪念性质存在。
　　
　　每个桌位会有桌牌，这部分可以先看会议厅是否有免费提供，或是可以自行制作更精致的桌牌。如果有需要特别指明每个人的座位，那这样就需要再多制作座位的卡片。我们在座位卡上面除了写上名字，还加1句足以代表或是想到这个人的代表语句，这样会更显得心意满满。
　　
　　7、年会试菜
　　
　　这部分看公司状况跟会议厅沟通程度，有的可以配合像是办婚宴一样，先邀请公司的主管进行试菜，当场看是否有什么菜色做替换。

　　
　　三、年会执行
　　
　　1、工作分配 与 Rundown 表
　　
　　工作分配大致上可以分几个阶段：
　　
　　前置准备物品分配：如果更细部可以再分 场布相关物品、入场相关物品、抽奖相关物品等细项，一个群组一起确认，会帮助连贯性思考还有没有缺漏的项目。
　　
　　当天场布工作分配：年会开始前会有相关的桌牌、小礼物等地放置，场地上的设备确认等。
　　
　　入场时间工作分配：谁协助签到？谁协助带位？签到流程如何等等。
　　
　　活动中工作分配：主持人、礼金传递、道具更换、音控、简报控制、摄影师、机动人员等。
　　
　　2、Rundown 表
　　
　　像是纸上谈兵，让所有的工作人员知道当天活动流程会是什么样子，每个分配到工作的人何时该进场，何时该退场。尤其如果有其他临时突发状况，有人员需要抽离，那其他人员可以马上掌握现况做候补。
　　
　　3、最终预排
　　
　　所有人员一起依照 Rundown 内容模拟进行，看是否有不顺畅的过程，马上进行 Rundown 修改。
　　
　　4、年会当日
　　
　　前面已经有 Rundown ，工作人员已经有分配好，基本上验收专案没有什么太大的问题，最大的问题就是现场一定会有很多临时状况会发生。我们觉得这边就是要记得最重要的一件事情：给所有工作人员一个原则，这样大家临机应变的能力会更好！因为当场面非常混乱的时候，真的不可能每个环节都随时随地可以询问、确认、询问、确认，如果有一个原则的时候，大家就可以马上当下决定，应该如何处理。
　　
　　5、加码桥段确认
　　
　　事先要先跟高层主管确认好，加码可以要求的尺度(哪些来宾可以给加码？还是只能跟高管邀请加码？)，最好的情况，是事先串通好加码的额度，让主持人当场来决定如何来炒热气氛！

　　
　　四、年会结束后
　　
　　1、发放工作人员红包
　　
　　基本上当天的工作人员不会有时间坐下来好好的吃饭，所以记得要在请预算的时候就要先预先告知上层这个部分，后面也好年会结束发给工作人员，感谢他们的辛劳。
　　
　　2、年会总结
　　
　　回顾总结活动中的问题和不足，有哪些坑我们可以不用再踩到，有哪些内容可以继续发扬。